Der/die StelleninhaberIn hat insbesondere folgende Aufgaben: 

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben, insbesondere
  • Organisation der Arbeitsabläufe und Ausführung des operativen Geschäftsverkehrs im Sekretariat,
  • Aktenablage und -registratur,
  • Besuchermanagement,
  • organisatorische Vor- und Nachbereitung von Beratungen, Veranstaltungen, Tagungen etc.,
  • administrative und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen,
  • administrative Unterstützung im Prozessmanagement und zur Digitalisierung von Geschäftsabläufen.

• Administrative Unterstützung bei struktur- und dekanatsspezifischen Arbeitsvorgängen und Aufgaben
  • bei der Bewältigung und Organisation des Wissenschaftsbetriebes der Fakultät Natur- und Umweltwissenschaften,
  • bei der Vorbereitung und Verwaltung von Verträgen, Stunden- und Kapazitätsplanungen und Studierendenverwaltung,
  • bei der Erstellung von Geschäftsbriefen, Berichten, Protokollen und Präsentationen,
  • bei der Erstellung und Digitalisierung von Unterlagen, Anleitungen und anderen Hilfsmitteln für Lehre und Forschung.

Es werden folgende Kenntnisse und Fähigkeiten vorausgesetzt

• Abgeschlossene Ausbildung zur Fachangestellten für Bürokommunikation oder mit vergleichbarer verwaltungsbezogener Ausrichtung bzw. mehrjährige einschlägige Fachkenntnisse mit Bezug zum Aufgabengebiet,
• ausgeprägte Kenntnisse in der Büroorganisation, in der Anwendung von moderner und einschlägiger Kommunikationstechnik und -software
• digitale Kompetenzen in der Anpassung und Neuausrichtung von Verwaltungsprozessen,
• sehr gute Kommunikations- und Lösungsfindungskompetenz (mündlich und schriftlich) einschließlich Kenntnisse der geltenden DIN-Regeln,
• hohe Sensibilität in der Kommunikation mit internen und externen Zielgruppen,
• anwendungsbereite Sprachkenntnisse in Englisch, ggf. weitere Fremdsprachenkenntnisse.

Darüber hinaus sind wünschenswert

• Kenntnisse rechtlicher Grundlagen und Rahmenbedingungen an sächsischen Hochschulen,
• Erfahrungen in der Schriftgutverwaltung und Registratur,
• Interesse an neuen Trends und Technologien zum Aufgabengebiet für die Anwendung in der Hochschule.

Wir erwarten von Ihnen

• Ausgeprägte Kompetenzen in der Büroorganisation (selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise),
• Lern- und Einarbeitungsbereitschaft sowie Interesse, sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln,
• Kreativität, Flexibilität und Mobilität (zeitlich und räumlich),
• freundliches, zielgruppenspezifisches Auftreten,
• Engagement, Zuverlässigkeit und Flexibilität.

Wir bieten Ihnen

• ein interessantes und anspruchsvolles Tätigkeitsfeld,
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung,
• persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten durch gezielte Fort- und Weiterbildung,
• attraktive Sozialleistungen (betriebliche Altersvorsorge, Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen),
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit Angeboten zur betrieblichen Gesundheitsförderung sowie
• die Möglichkeit zur Nutzung eines Jobtickets.