Die Tätigkeit des Stelleninhabers (m/w/d) umfasst die tatkräftige Unterstützung des Rektors bzw. Rektorats bei operativen und strategischen Aufgaben gepaart mit einem modernen Büro- und Kommunikationsmanagement. Sie beinhaltet insbesondere folgende Aufgaben:

• Vorbereitung und Nachbereitung von Beratungen, Leitungsentscheidungen und repräsentativen Aufgaben, wie
  • inhaltliche Vor- und Nachbereitung der Termine des Rektors sowie der Sitzungen des Rektorats einschließlich Protokollierung,
  • Planung, Erarbeitung und Kontrolle von Anträgen, Beschlussvorlagen, Präsentationen, Vorträgen usw. des Rektorats,
  • Bereitstellung der aktuellen Informationen, Mitteilungen, Publikationen sowie weiterer Beiträge des Rektorates bspw. für die Veröffentlichung durch die Pressestelle,
  • Umsetzungskontrolle von Festlegungen des Rektorats, des Senats und ggf. weiterer hochschulinterner Gremien sowie der Staatsregierung,
  • Selbstständige Beratung von Verantwortlichen aus allen Struktureinheiten sowie Organe der Selbstverwaltung der Hochschule,
     
• Koordination und Kommunikation
  • Mitwirkung bei der Umsetzung und Steuerung von strategisch relevanten Hochschulprojekten,
  • Organisation und Koordination von fakultäts- und hochschulübergreifenden Vorhaben,
  • Mitwirkung bei der inhaltlichen Planung und Organisation von Veranstaltungen Festakten des Rektors (z.B. Feierliche Immatrikulation),
  • Erstellung von internen und externen Berichten des Rektorats im Rahmen der Berichtspflichten,
  • Zusammenarbeit mit den einschlägigen Referaten der sächsischen Ministerien, mit der Hochschulrektorenkonferenz/Landesrektorenkonferenz, mit Hochschulen sowie mit regionalen Einrichtungen,
     
• Leitung des Büros des Rektors
  • Vorbereitung, Anleitung, Sicherung und Kontrolle der von den Mitarbeitenden des Büros des Rektors zu realisierenden Aufgaben,
  • Koordinierung und Verantwortung für die hochschulinterne und -externe Korrespondenz,
  • Budgetkontrolle und Überwachung der finanziellen Mittel im Verantwortungsbereich des Rektors,
  • Organisation der Kontaktstelle zum Förderverein der HSZG e.V.
     

Es werden folgende Kenntnisse und Fähigkeiten vorausgesetzt

• Abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium mit Bezug zu o.g. Aufgabengebiet
• einschlägige Organisations- und Managementkompetenzen,
• mehrjährige Berufserfahrung im deutschen bzw. internationalen Hochschul- bzw. Forschungsbereich, vorzugsweise im Freistaat Sachsen,
• fundierte Kenntnisse und praktische Erfahrungen in oben genannten Aufgabengebieten,
• Kenntnisse und praktische Erfahrung in der Anwendung moderner Kommunikations- und Managementinstrumente
  (Nutzung von webbasierten Formaten und Datensystemen, Arbeit mit Online-Netzwerken und Videokonferenzsystemen und ähnliches),
• sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift.
   

Darüber hinaus sind wünschenswert

• erfolgreich abgeschlossene Promotion,
• berufspraktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst,
• praktische Erfahrungen im Hochschulbereich einer sächsischen Hochschule sowie Kenntnisse zum sächsischen Hochschulgesetz (SächsHSG),
• polnische und/oder tschechische Sprachkenntnisse.
   

Wir erwarten von Ihnen

• Interesse an wissenschaftlichen und hochschulpolitischen Themen,
• selbstständige Arbeitsweise sowie eine strategische, analytische und strukturierte Denk- und Handlungsweise,
• interdisziplinäre und ergebnisorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit zum Arbeiten in komplexen Sachverhalten,
• ein hohes Maß an Selbst-/Zeitmanagement,
• Versiertheit im Umgang mit unterschiedlichen Gesprächspartnern und Personengruppen aus dem In- und Ausland,
• souveränes Auftreten und ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit gepaart mit Durchsetzungskraft,
• Organisations- und Verhandlungsgeschick sowie Konfliktlösungskompetenz,
• Loyalität, hohe Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit,
• eine hohe persönliche Belastbarkeit und
• Bereitschaft zum Einsatz an beiden Standorten, zur Teilnahme an Dienstreisen sowie zu flexibler Arbeitszeitgestaltung entsprechend den Erfordernissen der aktuellen Aufgaben.