Die Tätigkeit beinhaltet im Wesentlichen folgende Aufgaben:

• Organisation und Bearbeitung der Geschäftsabläufe des Sekretariates der Fakultät (Terminplanung, Postbearbeitung, Besuchermanagement, Telekommunikation, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen),
• Erstellung von Geschäftsbriefen sowie Unterstützung bei der Anfertigung von Berichten, Präsentationen und anderen Schriftstücken,
• Organisierung und Führung der fakultätsinternen Ablage und Registratur,
• organisatorische Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Tagungen u. Beratungen (z.B. Teilnehmerorganisation u. -verwaltung, Vor- und Nachbereitung von Unterlagen, Unterkünfte, Verpflegung und Gästeempfang organisieren),
• Unterstützung bei der Erstellung von Unterlagen, Anleitungen u. anderen Hilfsmitteln für Lehre und Forschung sowie
• Vorbereitung von Verträgen, der Stunden- und Kapazitätsplanung sowie administrative Unterstützung im Bereich der Studierendenverwaltung, insbesondere:
  - Verwaltung der Verträge und Kontrolle der Finanzen für wiss./stud. Hilfskräfte,
  - Unterstützung des Studiendekans bei der Stundenplanung
  - Verwaltung, Registrierung und Kontrolle der Praktikumsverträge im Praxissemester,
  - Verwaltung und Registrierung der Diplomaufgabenstellungen,
  - Erstellung der Verträge für Lehraufträge/Gastvorträge im laufenden Semester,
  - Führung der Seminargruppenlisten, Studentenbetreuung,
  - Unterstützung bei der Kapazitäts- und Lehrberechnung.

Es werden folgende Kenntnisse und Fähigkeiten vorausgesetzt

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder eine andere einschlägige Berufsausbildung,
• anwendungssicherer Umgang mit moderner Büro-Kommunikationstechnik und -software,
• sehr guter mündlicher und schriftlicher Ausdruck und Kenntnisse der geltenden DIN-Regeln,
• Kenntnisse der Geschäftsabläufe und rechtlichen Rahmenbedingungen /Ordnungen der Hochschule Zittau/Görlitz sowie
• praktische Erfahrungen in der selbständigen Erstellung von Geschäftsbriefen und der Abwicklung des Geschäftsverkehrs sowie in der Erstellung von Präsentationen sowie
• hohe Kommunikationskompetenz.

Darüber hinaus sind wünschenswert

• Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift,
• Erfahrungen in der Schriftgutverwaltung und Registratur,
• praktische Erfahrungen in der Bearbeitung fakultätsinterner sowie -übergreifender Geschäftsvorgänge, bspw. in der Organisation, Koordinierung und Abwicklung von Tagungen, Dienstreisen, Veranstaltungen,
• Beurteilungsvermögen der ständig wechselnden Fallgestaltungen bezüglich unterschiedlicher Anforderungen und unter Berücksichtigung der Organisation und Ablaufstruktur der Hochschule sowie fakultätsinterner Besonderheiten.

Wir erwarten von Ihnen

• Organisationstalent, selbständige Arbeitsweise und Umsichtigkeit,
• hohes Engagement, zielgruppenspezifisches Reflexions- und Reaktionsvermögen,
• selbstbewusstes Auftreten und Teamfähigkeit sowie
• Interesse, sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln,
• Bereitschaft zum Einsatz an beiden Standorten.